Work-flow, práva, história - schvaľovanie faktúr, systém bezpečnostných práv

Premier system ponúka moderné riešenie pre "Elektronický obeh a schvaľovanie dokumentov", ktorého hlavným cieľom je maximálne znížiť "papierový" obeh dokladov, zefektívnenie a zrýchlenie práce, väčšiu celkovú prehľadnosť a kompaktnosť firemných procesov v oblasti schvaľovania dokladov. Viac sa dozviete tu.

  • Možnost scanovať ľubovoľné dokumenty a umiestiť ich do systému elektronického schvaľovania.
  • Systém schvaľovania je dostupný pre všetky moduly v systéme (prijaté objednávky, prijaté faktúry, interné žiadanky ...)
  • Hierarchické a paralelné schvaľovanie určených osôb na základe ich práv.
  • Prepojenie s DMS servermi, viď. napr. www.capsa.sk.
  • Určenie podmienok a práv osôb pre schvaľovanie - typ dokladu, čiastka na doklade, väzba na vybranú zákazku a iné parametre.
  • Automatizované upozorňovanie a upomienky v prípade nevyjadrenia schvalovateľa (notifikácia na vybrané e-maily).
  • Možnosť delegovania práv užívateľa v prípade jeho neprítomnosti.
  • Bezpečnosť vložených dát (zabezpečená databáza, sledovanie histórie zmien).
  • Možnosť zapojenia aj osôb nepracujúcich so systémem Premier (notifikačné e-maily).
  • Intranet - vnútorná komunikácia pomocou tzv. vnútorných správ, ktoré slúžia pre operatívne vnútorné komunikácie medzi užívateľmi programu s možnosťou archívu.
  • Zabezpečenie prístupu k citlivým firemným dátam pomocou niekoľkých úrovní prístupových práv, kompletné presunutie všetkých firemných dokumentov do zabezpečenej databázy.
  • Systém práv je rozšírený o obmedzujúce predvoľby, čo je obmedzenie užívateľov v individuálnych funkciách programu.

E-agent - automatizovanie opakujúcich sa procesov

Neustále stúpajúce nároky užívateľov na rýchlu dostupnosť informácií bez náročného hľadania a klikania nás inšpiroval k vývoju úplne novej výnimočnej aplikácie, ktorá je svojim komfortom postavená tak, aby sa mohla neustále vyvíjať, rozširovať a má za úlohu plne automatizovať program PREMIER. Hlavným cieľom je včasná informovanosť a automatizovanie opakujúcich sa procesov, ktoré je možné predať „stroju“.

Modul ponúka užívateľom, nielen užívateľom v managerských funkciách, ale tiež běžným užívateľom unikátny komfort automatického emailového zasielania požadovaných správ, prehľadov, výkazov a ďalších upozornení či kritických momentov, ktoré vygeneruje informačný systém. Manager takto nemusí vstupovať do informačného systému, aj tak obdrží automaticky požadovanú akciu do emailovej pošty, ktorá je pre užívateľov spravidla prioritná.

Definícia v E-agentovi sa člení na tri základné druhy: PR – zaslanie prehľadu, VY – upozornenie a výstrahy,  automatické akcie, napr:

AU – automatické akcie

  • Automatické zálohovanie
  • Automatický import dát z iných systémov
  • E-shop: Automatická synchronizácia, vrátane upozornení na nové objednávky, automatický import objednávok z e-shopu
  • Sklad: Kontrolný prepočet množstva a skladových cien

PR – zaslanie prehľadu

  • Prehľad pohľadávok podľa odberateľov a doby omeškania
  • Prehľad záväzkov podľa dodávateľov a doby omeškania
  • Prehľad nedostatkov zásob
  • Prehľad objednávok a rezervácií
  • Prehľad otvorených objednávok odberateľov
  • Sklad - prehľad predajov
  • Sklad - hromadný export dodacích listov/faktúr
  • Informácie o tržbách, stave peňazí a pohľadávok
  • Aktivita firmy (mobilná aplikácia).

VY – Upozornenie a výstrahy

  • Skladové karty – upozornenie na nedostatok alebo stav pod minimom
  • Odberatelia – upozornenie na pohľadávku po splatnosti + e-mailová upomienka
  • Sklady – oznámiť zmenu stavu objednávky odberateľovi

Výhody

  • Možnosť nastavenia času a periódy zasielanej správy, prehľadu
  • Prehľady môžu dostávať užívatelia nepracujúci v systéme
  • Pri kritickom momente (pokles tovaru pod minimum) sa odošlú všetkým správy (stráženie krízových situácií)

CAPSA (DMS)

Systém PREMIER v spolupráci so serverom Capsa.cz prináša novú internetovú aplikáciu PREMIER Capsa určenú pre efektívnu správu a zdieľanie firemných dát. Ide tiež o účinný nástroj pre dokumentáciu systému managementu akosti podľa normy ISO 9001 a významný doplnok k elektronickému schvaľovaniu dokladov (PREMIER Workflow, viď kapitola v tomto časopise). PREMIER Capsa je plnohodnotnou náhradou drahých DMS systémov (DOCUMENT MANAGMENT SYSTEM).


System umožňuje efektívne zdieľať veľké súbory (veľkosť až 1GB) a ďalej s nimi pracovať.


Prostredníctvom PREMIER Capsa majú všetci užívatelia z ľubovoľného miesta okamžitý prístup k firemným dokumentom, či už externým (zmluvy, projekty, prijaté faktúry, objednávky atď.) či interným (smernice, zápisy z porád, obežníky, pracovné postupy, marketingové materiály, návody atď.), ktoré sú v dennodennom používání a je potrebé ich mať rýchlo k dispozícii. Je ideálnym riešením pre tých, ktorí chcú vytvoriť jednotný systém v prístupe k dokumentom, zbaviť sa "papierov" a zaviest poriadok do firemných informácií. Veľkou prednosťou je "verzovanie" dokumentov a automatické e-mailové upozornenie na zmeny vrátane "hyperlinkov" na zmenený súbor. Ďalej tiež vysoká bezpečnosť a možnosť ukladania objemných súborov. Viac v PDF a na stránkach www.capsa.sk.